La domanda

Se gestisci già il tuo catalogo vini con un foglio di calcolo, devi per forza riscrivere ogni singolo prodotto per creare le etichette elettroniche? No. EU-Label supporta l'importazione dei dati da Excel, quindi puoi importare un elenco esistente di vini, ingredienti e valori nutrizionali anziché inserirli uno alla volta.

Questo aspetto è particolarmente importante quando si avvia un'attività per la prima volta, o quando l'imbottigliamento di una stagione prevede l'aggiunta di un lotto di nuovi vini in una sola volta, come molti produttori stanno facendo proprio ora che si conclude l'imbottigliamento autunnale.

Ciò che la legge effettivamente richiede, separatamente dallo strumento di importazione

Ai sensi dell'articolo 119 del regolamento (UE) n. 1308/2013, modificato dal regolamento (UE) 2021/2117, il vino immesso sul mercato dell'UE deve recare determinate informazioni obbligatorie, tra cui l'elenco degli ingredienti e la dichiarazione nutrizionale. L'articolo 119(4)-(5) consente che la dichiarazione nutrizionale completa e l'elenco degli ingredienti siano forniti elettronicamente, a condizione che:

• la pagina elettronica non visualizza informazioni di vendita o di marketing insieme agli ingredienti o ai dati nutrizionali;
• Per tale divulgazione non vengono raccolti né tracciati dati degli utenti;
• Le informazioni sugli allergeni richieste dal regolamento (UE) n. 1169/2011 rimangono sull'etichetta fisica, anche quando l'elenco degli ingredienti è in formato elettronico;
• L'etichetta fisica può limitarsi al valore energetico se la dichiarazione nutrizionale completa viene fornita in formato elettronico.

Nessuna di queste regole cambia a seconda di come vengono inseriti i dati. Che si compili un modulo campo per campo o si importi un foglio di calcolo, le stesse regole si applicano a ciò che viene stampato sull'etichetta fisica rispetto all'etichetta elettronica. Il processo di importazione è un metodo di inserimento dati, non un meccanismo di conformità in sé: è responsabilità dell'utente assicurarsi che le cifre e gli elenchi degli ingredienti nel foglio di calcolo siano accurati e completi prima della pubblicazione.

A cosa serve l'importazione da un foglio di calcolo?

L'importazione da Excel è principalmente un risparmio di tempo per i produttori che già dispongono di dati strutturati altrove, ad esempio:

• un elenco di prodotti utilizzato per le schede di vendita o la documentazione per l'esportazione;
• un foglio di calcolo gestito da un responsabile della qualità con note sugli ingredienti e sugli allergeni per ogni vino;
• Un report sulla gestione della cantina, completo di dettagli su annata, vitigno e gradazione alcolica per ogni imbottigliamento.

Anziché copiare ciascuno di questi campi in un modulo web per ogni vino, un singolo file può contenere contemporaneamente le informazioni relative a diversi prodotti. Questo è particolarmente utile per le cooperative e i produttori di medie dimensioni con un'ampia gamma di vini di diverse annate, dove l'inserimento manuale di venti o trenta etichette risulterebbe semplicemente troppo lento.

Cosa bisogna ancora controllare dopo l'importazione

L'importazione dei dati non elimina la necessità di rivederli. Ecco alcuni aspetti da controllare una volta che i prodotti sono nel tuo account:

• che gli elenchi degli ingredienti corrispondano a quelli presenti negli archivi per ogni singolo vino, e non a un modello generico copiato da una riga all'altra;
• che le dichiarazioni relative agli allergeni siano presenti e compaiano sull'etichetta fisica, non solo sulla pagina dell'etichetta elettronica;
• che i dati nutrizionali e i valori energetici siano associati al prodotto corretto, soprattutto se il foglio di calcolo è stato ordinato o filtrato prima dell'esportazione;
• che qualsiasi vino soggetto alla norma transitoria dell'8 dicembre 2023 (prodotto prima di tale data e quindi autorizzato a riportare l'etichetta precedente fino ad esaurimento scorte) venga segnalato in modo da non essere mischiato con vini soggetti ai nuovi requisiti.

Come il riutilizzo si inserisce nel contesto dell'importazione

L'importazione da foglio di calcolo si integra perfettamente con la struttura dati riutilizzabile di EU-Label. Informazioni come i dettagli del produttore, le dichiarazioni degli ingredienti comuni o i modelli nutrizionali ricorrenti in una gamma di prodotti possono essere impostate una sola volta come informazioni condivise e poi richiamate da più prodotti, anziché essere riscritte in ogni riga del file di importazione. In pratica, il foglio di calcolo stesso può essere più breve e semplice, con le singole righe che contengono solo le informazioni effettivamente specifiche di quel vino (l'annata, l'esatta gradazione alcolica, eventuali differenze varietali negli ingredienti), mentre i dati condivisi risiedono in un'unica posizione e possono essere aggiornati centralmente in caso di modifiche.

Non si tratta di un requisito legale, bensì di una scelta strutturale relativa al modo in cui EU-Label memorizza i dati del prodotto. Il requisito legale riguarda unicamente la posizione di queste informazioni: l'elenco degli ingredienti e la dichiarazione nutrizionale completa sono consentiti in formato elettronico, mentre gli allergeni e il valore energetico sono riportati sull'etichetta fisica.

Dove si colloca questa soluzione per i produttori senza un team IT

Le piccole e medie aziende vinicole rappresentano il pubblico principale per questo tipo di strumento, proprio perché è meno probabile che dispongano di sistemi interni in grado di generare codici QR o gestire automaticamente una pagina di etichette elettroniche. Spesso, un foglio di calcolo è l'unico registro strutturato che un piccolo produttore conserva. La possibilità di importare questi dati direttamente in EU-Label, anziché trattarli come un documento di riferimento occasionale da riscrivere manualmente, elimina una delle fasi più noiose del processo di etichettatura di un portfolio di vini.

Lo stesso vale per i produttori che esportano nell'UE da paesi extra-UE. Un foglio di calcolo già utilizzato per la documentazione di esportazione può servire come punto di partenza per i dati dell'etichetta elettronica, sebbene la responsabilità di garantire che le informazioni siano corrette e complete per il mercato UE spetti a chi immette il vino in tale mercato.

Inserire il tuo portfolio

Se state pianificando nuove etichette per l'imbottigliamento di questo autunno, o se state creando per la prima volta delle etichette elettroniche per una gamma esistente, iniziate esaminando i dati che avete già in un foglio di calcolo. Una colonna per il nome del prodotto, l'annata, la gradazione alcolica, gli ingredienti e i valori nutrizionali è solitamente sufficiente come struttura di partenza. Il prezzo di EU-Label si basa esclusivamente sulle nuove etichette create per anno di abbonamento, da €4,00 a €1,50 per etichetta all'aumentare del volume. I prezzi sono definitivi e non includono l'IVA, e le etichette esistenti rimangono attive finché l'abbonamento è attivo. Le scansioni sono illimitate e le modifiche alle etichette esistenti sono incluse.

Crea la tua prima etichetta oppure scrivi a contact@eu-label.info se vuoi verificare come il tuo foglio di calcolo attuale si adatterebbe prima di caricarlo.