La pregunta

Si ya gestiona su catálogo de vinos en una hoja de cálculo, ¿debe volver a escribir cada producto para crear etiquetas electrónicas? No. EU-Label permite importar datos desde Excel, por lo que puede importar una lista existente de vinos, ingredientes e información nutricional en lugar de introducirlos campo por campo.

Esto es especialmente importante cuando se está montando un equipo por primera vez, o cuando el embotellado de una temporada añade un lote de vinos nuevos a la vez, algo que muchos productores están haciendo ahora mismo al finalizar las tandas de embotellado de otoño.

Lo que realmente exige la ley, aparte de la herramienta de importación

Conforme al artículo 119 del Reglamento (UE) n.º 1308/2013, modificado por el Reglamento (UE) 2021/2117, el vino comercializado en el mercado de la UE debe incluir ciertos datos obligatorios, como la lista de ingredientes y la declaración nutricional. El artículo 119, apartados 4 y 5, permite que la declaración nutricional completa y la lista de ingredientes se faciliten electrónicamente, siempre que:

• La página electrónica no muestra información de ventas o marketing junto con los ingredientes o los datos nutricionales;
• No se recopila ni se realiza un seguimiento de los datos del usuario para dicha divulgación;
• La información sobre alérgenos exigida por el Reglamento (UE) n.º 1169/2011 permanece en la etiqueta física, incluso cuando la lista de ingredientes es electrónica;
• La etiqueta física puede limitarse al valor energético si la declaración nutricional completa se proporciona electrónicamente.

Nada de esto cambia según cómo se hayan introducido los datos. Tanto si rellena un formulario campo por campo como si importa una hoja de cálculo, se aplican las mismas reglas a la información que aparece en la etiqueta física y en la página de la etiqueta electrónica. El proceso de importación es un método de introducción de datos, no un mecanismo de cumplimiento en sí mismo: es su responsabilidad asegurarse de que las cifras y las listas de ingredientes de su hoja de cálculo sean precisas y completas antes de su publicación.

Para qué sirve importar una hoja de cálculo

La importación de datos desde Excel supone principalmente un ahorro de tiempo para los productores que ya disponen de datos estructurados en algún lugar, por ejemplo:

• una lista de productos utilizada para hojas de venta o documentación de exportación;
• una hoja de cálculo mantenida por un responsable de calidad con notas sobre ingredientes y alérgenos por vino;
• Un informe de exportación de gestión de bodega con detalles de añada, variedad y graduación alcohólica por botella.

En lugar de copiar cada uno de estos campos en un formulario web para cada vino, un solo archivo puede contener la información de varios productos en su cuenta a la vez. Esto es especialmente útil para cooperativas y productores medianos con una amplia gama de vinos de diferentes añadas, donde la introducción manual de veinte o treinta etiquetas resulta muy lenta.

¿Qué queda por comprobar después de la importación?

Importar datos no elimina la necesidad de revisarlos. Hay algunas cosas que vale la pena verificar una vez que los productos estén en tu cuenta:

• que las listas de ingredientes coincidan con lo que consta en los archivos de cada vino específico, y no con una plantilla genérica copiada en varias filas;
• que las declaraciones sobre alérgenos estén presentes y aparezcan en la etiqueta física, no solo en la página de la etiqueta electrónica;
• que las cifras nutricionales y los valores energéticos estén asociados al producto correcto, especialmente si la hoja de cálculo se ordenó o filtró antes de la exportación;
• que cualquier vino cubierto por la norma transitoria del 8 de diciembre de 2023 (producido antes de esa fecha y, por lo tanto, autorizado a llevar el etiquetado anterior hasta que se agoten las existencias) sea marcado para que no se mezcle con los vinos sujetos a los nuevos requisitos.

Cómo encaja la reutilización con la importación

La importación de hojas de cálculo funciona a la perfección con la estructura de datos reutilizable de EU-Label. Información como los detalles del productor, las declaraciones de ingredientes comunes o los patrones nutricionales recurrentes en una gama de productos se pueden configurar una sola vez como información compartida y, posteriormente, ser referenciadas por varios productos en lugar de tener que volver a escribirlas en cada fila del archivo de importación. En la práctica, esto se traduce en una hoja de cálculo más corta y sencilla, con filas individuales que contienen únicamente la información específica de cada vino (la añada, el grado alcohólico exacto, las diferencias varietales en los ingredientes), mientras que los datos compartidos se almacenan en un solo lugar y se pueden actualizar de forma centralizada si cambian.

Esto no es un requisito legal, sino una decisión estructural sobre cómo EU-Label almacena los datos del producto. El requisito legal se refiere únicamente a dónde aparece la información: la lista de ingredientes y la declaración nutricional completa se permiten electrónicamente, mientras que los alérgenos y el valor energético se mantienen en la etiqueta física.

Esto se aplica a los productores que no cuentan con un equipo de TI.

Las bodegas pequeñas y medianas son el público objetivo principal de este tipo de herramienta, precisamente porque es menos probable que cuenten con sistemas internos capaces de generar códigos QR o gestionar automáticamente una página de etiquetas electrónicas. Una hoja de cálculo suele ser el único registro estructurado que conserva un pequeño productor. Poder importar esa información directamente a EU-Label, en lugar de tratarla como un documento de referencia puntual que alguien transcribe manualmente, elimina una de las partes más tediosas del proceso de etiquetado de un portafolio de vinos.

Para los productores que exportan a la UE desde fuera de ella, se aplica lo mismo. Una hoja de cálculo ya utilizada para la documentación de exportación puede servir como punto de partida para los datos de la etiqueta electrónica, si bien la responsabilidad de garantizar que la información sea correcta y completa para el mercado de la UE recae en quien comercializa el vino en dicho mercado.

Obtener su portafolio

Si está planificando nuevas etiquetas para el embotellado de este otoño o configurando etiquetas electrónicas para una gama existente por primera vez, comience revisando la información que ya tiene en una hoja de cálculo. Una columna para el nombre del producto, añada, graduación alcohólica, ingredientes y valores nutricionales suele ser suficiente como estructura inicial. El precio de EU-Label se basa únicamente en las nuevas etiquetas creadas por año de suscripción, desde 4,00 € hasta 1,50 € por etiqueta según el volumen. Los precios son finales y no incluyen IVA. Las etiquetas existentes permanecen activas mientras la suscripción esté vigente. Los escaneos son ilimitados y se incluyen las ediciones de las etiquetas existentes.

Crea tu primera etiqueta o escriba a contact@eu-label.info si desea comprobar si su hoja de cálculo actual se ajustaría antes de subirla.